Um dos grandes problemas para os profissionais de TI (e profissionais de outras áreas também) e que afeta diretamente a performance dentro de muitas empresas é a falta de documentação acerca de seus processos e procedimentos executados. Para entender esse problema vamos considerar a seguinte questão:
Se o responsável sair de férias ou for demitido, você está confortável com relação ao conhecimento desse funcionário sobre os processos, atividades e funções que o mesmo executa?
Se a resposta for NÃO então temos um grande problema, ou seja, todo o conhecimento está concentrado apenas neste colaborador, terceiro, empresa, etc. Neste caso é extremamente recomendável que os processos sejam documentados. Toda essa documentação pode ser feita online junto com o colaborador por outra pessoa ou profissional de maneira que se possa avaliar se todos os processos foram documentados de rotinas, atividades e processos que devem ser executados continuamente.
Um checklist básico para ser levado em conta:
1. Senhas de acesso a soluções específicas, por exemplo, serviços de internet, banco de dados, sistemas, etc;
2. Instruções de como usar os produtos, serviços e soluções específicas do setor, area e/ou funcionário;
3. Projetos e/ou atividades que este colaborador ou empresa esteja envolvido;
4. Custos e/ou orçamento aprovados e que envolvam pagamentos futuros;
5. Contratos assinados, prazos e condições de uso;
6. Principais contatos de trabalhos;
7. Backup, códigos fontes, repositórios de informações;
8. Principais problemas internos que estejam tratados por este funcionário;
9. Quantas pessoas internas estão envolvidas em outros projetos desse colaborador;
10. Entre outros
Esse checklist, claro, pode ser expandido com mais observações importantes.
O que você sugere para complementar essa lista? Já esteve em alguma situação em que teve que “garimpar” informações por falta de uma determinada pessoa na empresa?
